Regulamin - Piąty Kongres Statystyki Polskiej

REGULAMIN

V Kongresu Statystyki Polskiej (Warszawa 1-3 lipca 2025 r.)Piątego Kongresu Statystyki Polskiej (Warszawa 1-3 lipca 2025 r.)

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Organizatorami V Kongresu Statystyki PolskiejPiątego Kongresu Statystyki Polskiej zwanego dalej „Kongresem”, są Prezes Głównego Urzędu Statystycznego oraz Polskie Towarzystwo Statystyczne, dalej zwani „Organizatorem”, działający poprzez Komitet do spraw Organizacji Kongresu.
2. Kongres odbędzie się w dniach 1-3 lipca 2025 r. w Warszawie.
3. Językiem Kongresu jest język polski, ale istnieje możliwość wystąpienia w języku angielskim w ramach sesji prowadzonych w tym języku.
4. Nad częścią merytoryczną Kongresu czuwa Komitet Naukowy powołany przez Organizatora.
5. Przepisy Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie, a przesłanie formularza zgłoszeniowego do Organizatora jest jednoznaczne z zaakceptowaniem Regulaminu.
6. Wszystkie terminy zawarte w Regulaminie są obligatoryjne i nieprzekraczalne, chyba że Organizator postanowi inaczej, o czym powiadomi Uczestników.
7. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian w programie Kongresu i Regulaminie oraz prawo do zmiany terminu Kongresu lub jego odwołania.
8. W przypadku odwołania Kongresu, Organizator zobowiązuje się powiadomić o tym fakcie zarejestrowanych Uczestników pocztą elektroniczną, najpóźniej na 5 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Kongresu.
9. Organizator może utrwalać za pomocą obrazu i dźwięku przebieg Kongresu dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych oraz promocyjnych Kongresu i Organizatora.
10. Adres strony internetowej Kongresu: https://kongres2025.stat.gov.pl.
11. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
    
    1. abstrakcie – oznacza krótką, skondensowaną formę referatu wygłaszanego na Kongresie, obejmującą cel, metody, wyniki oraz wnioski;
    2. Uczestniku biernym – oznacza osobę, która dokonała rejestracji w aplikacji udostępnionej na stronie internetowej Kongresu i bierze udział w Kongresie bez wygłaszania referatu albo osobę, która jest współautorem referatu, ale nie prezentuje jego treści w trakcie Kongresu;
    3. Uczestniku czynnym – oznacza osobę, która dokonała rejestracji udziału i abstraktu w aplikacji udostępnionej na stronie internetowej Kongresu oraz zostanie zaproszona przez Organizatorów do przedstawienia referatu.

II. ZASADY KONGRESU2. ZASADY KONGRESU

A. REJESTRACJA

1. Rejestracja abstraktów oraz uczestnictwa czynnego i biernego dokonywana jest w formularzach zgłoszeniowych udostępnionych na stronie internetowej Kongresu: https://kongres2025.stat.gov.pl.
2. Termin rejestracji online uczestnictwa czynnego i biernego w Kongresie upływa w dniu 11 czerwca 2025 r. Po tym terminie rejestracja online będzie niedostępna, chyba że Organizator przedłuży termin rejestracji. Informacja o przedłużeniu terminu rejestracji uczestnictwa zostanie zamieszczona na stronie internetowej Kongresu. Organizator zastrzega możliwość zamknięcia rejestracji przed terminem w przypadku, gdy liczba zarejestrowanych Uczestników osiągnie limit miejsc.
3. Termin zgłaszania abstraktów upływa w dniu 15 maja 2025 r. Po tym terminie rejestracja online będzie niedostępna, chyba że Organizator przedłuży termin rejestracji abstraktów. Informacja o ewentualnym przedłużeniu terminu rejestracji abstraktów zostanie zamieszczona na stronie internetowej Kongresu.
4. Uczestnik (czynny i bierny) przed dokonaniem rejestracji tworzy konto, do założenia którego niezbędne jest podanie następujących danych osobowych: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, na który zostanie wysłany link aktywacyjny do konta.
5. Po założeniu konta Uczestnik (czynny i bierny) dokonuje rejestracji w udostępnionych formularzach zgłoszeniowych, wypełniając odpowiedni formularz poprzez podanie następujących danych osobowych: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, nazwa i adres instytucji jaką reprezentuje oraz opcjonalnie: tytuł, numer telefonu i informacje o zgłoszeniu specjalnej potrzeby w związku z dostępnością lub zgłoszenie szczególnych wymagań dotyczących menu. Po wysłaniu formularza Uczestnik otrzymuje potwierdzenie rejestracji na adres poczty elektronicznej podany w formularzu rejestracyjnym. W przypadku braku potwierdzenia rejestracji w ciągu 10 kolejnych dni roboczych, licząc od dnia rejestracji, należy skontaktować się z Organizatorem wysyłając wiadomość na adres poczty elektronicznej: konferencje@stat.gov.pl.
6. Uczestnik czynny dokonuje zgłoszenia abstraktu za pomocą udostępnionego formularza zgłoszeniowego, podając następujące dane osobowe: imię i nazwisko autora lub imiona i nazwiska współautorów, nazwę/nazwy instytucji (afiliacja), adres poczty elektronicznej autora lub adresy poczty elektronicznej współautorów.
7. Uczestnicy zobowiązują się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularzy.
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularzy błędnych danych przez osoby rejestrujące swój udział w Kongresie.
9. Organizator zastrzega, że pomimo potwierdzenia rejestracji Uczestnik bierny może otrzymać na adres poczty elektronicznej informację o anulowaniu rejestracji w związku z ustanowieniem określonych ograniczeń, nakazów i zakazów ze względu na siłę wyższą oraz z uwagi na inne zdarzenia wyłączające możliwość organizacji Kongresu.
10. W przypadku anulowania rejestracji, o której mowa w pkt 9, związanej z ograniczeniami co do liczby osób mogących wziąć udział w Kongresie, zastosowanie będzie miała kolejność zgłoszeń. Informację o anulowaniu rejestracji Organizator zobowiązuje się przesłać na adres poczty elektronicznej Uczestnika najpóźniej na 5 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Kongresu.
11. Organizator zastrzega sobie możliwość stworzenia listy rezerwowej.

B. KOMITET NAUKOWY

1. Komitet Naukowy Kongresu ocenia poprawność pod względem formalnym i merytorycznym zgłoszonych abstraktów i podejmuje decyzję o ich akceptacji.
2. Komitet Naukowy Kongresu ma prawo odrzucić abstrakt i zgłoszenie Uczestnika, jeżeli nie spełnia ono wymogów formalnych lub merytorycznych.
3. W przypadku nadesłania zbyt dużej liczby abstraktów na daną sesję, Komitet Naukowy dokonuje selekcji abstraktów na podstawie oceny merytorycznej oraz dostępnej liczby miejsc.
4. Decyzje Komitetu Naukowego Kongresu są ostateczne.
5. Korespondencja z uczestnikami czynnymi odbywa się z adresu poczty e-mail: kongres_2025@stat.gov.pl.

C. ABSTRAKT

1. Abstrakt musi być zgłoszony za pomocą elektronicznego formularza i dodatkowo może być dostarczony w postaci pliku MS Word, jako załącznik do formularza elektronicznego.
2. Szablon dla przygotowania abstraktu w postaci pliku MS Word jest dostępny do pobrania z aplikacji służącej do rejestracji abstraktów.
3. Abstrakty muszą zostać sporządzone zgodnie z wymogami redakcyjnymi:
   1. zawierać informacje o autorze/autorach;
   2. zawierać tytuł referatu;
   3. odzwierciedlać treść referatu oraz składać się z 4 elementów:
      1. cel (problem badawczy, pytanie lub teza) – maksymalnie 600 znaków ze spacjami,
      2. metody (podejście badawcze, narzędzia analityczne, źródła danych) – maksymalnie 600 znaków ze spacjami,
      3. wyniki (kluczowe wyniki, obserwacje) – maksymalnie 600 znaków ze spacjami,
      4. wnioski (implikacje, zastosowania, wkład w literaturę /statystykę) – maksymalnie 600 znaków ze spacjami;
   4. zawierać informację o słowach kluczowych lub zwrotach kluczowych (maksymalnie do 5 zwrotów);
   5. zostać przygotowany przy użyciu czcionki Arial o wielkości 10 pkt, interlinii pojedynczej, marginesów 2,5 cm, tekstu ciągłego (bez odstępów między akapitami).
4. Liczba znaków w każdej wersji językowej dla treści merytorycznej abstraktu, tj. sumy czterech elementów: cel, metody, wyniki oraz wnioski, nie może przekroczyć 2400 znaków, łącznie ze spacjami, tj. maksymalnie 2400 znaków dla abstraktu w języku angielskim i 2400 znaków dla abstraktu w języku polskim. Abstrakt w języku polskim jest opcjonalny dla referatu, który będzie wygłaszany w języku angielskim.
5. Język wygłoszenia referatu należy wybrać w odpowiedniej pozycji formularza.
6. Uczestnik czynny może być współautorem wielu abstraktów, jednakże musi osobiście zaprezentować przynajmniej jedno ze zgłoszonych wystąpień.
7. Uczestnik czynny ponosi pełną odpowiedzialność za treść zawartą w każdym zgłoszonym abstrakcie.
8. Komitet Naukowy Kongresu może zwrócić się do Uczestnika o uzupełnienie lub naniesienie zmian w abstrakcie. Ostateczny termin przesłania abstraktu zostanie podany przez Organizatora w informacji wysłanej na adres poczty elektronicznej Uczestnika.
9. Informacja o decyzji Komitetu Naukowego zostanie przekazana uczestnikowi nie później niż 30 dni po zakończeniu naboru abstraktów, z zastrzeżeniem pkt. 8.

D. SESJE

1. Miejsce obrad w poszczególnych sesjach tematycznych ustalone przez Organizatora zostanie podane do wiadomości Uczestników na stronie internetowej Kongresu.
2. Czas prezentacji ustnej jednego referatu jest zależny od decyzji moderatora sesji
3. Dyskusje w ramach sesji odbywają się zgodnie z decyzją moderatora sesji.
4. Uczestnicy czynni są zobowiązani przekazać Organizatorowi w formacie określonym przez Organizatora swoje prezentacje w wersji elektronicznej do dnia 25 czerwca 2025 r. na adres: kongres_2025@stat.gov.pl.
5. W wyjątkowych przypadkach Uczestnicy czynni będą mogli skopiować swoje prezentacje (w formacie określonym przez Organizatora) na komputer w sali sesyjnej nie później niż na 15 minut przed rozpoczęciem sesji.
6. Organizator nie gwarantuje wyświetlania prezentacji przygotowanej przez Uczestnika czynnego, jeżeli Uczestnik czynny nie dostarczy swojej prezentacji w sposób określony w pkt. 4.
7. Uczestnik czynny ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały oraz wypowiedzi przedstawione przez niego podczas Kongresu.
8. Uczestnik czynny zobowiązany jest do zaprezentowania zgłoszonego przez siebie referatu w trakcie trwania sesji. Odstępstwo od tej zasady możliwe jest jedynie w sytuacjach wyjątkowych po wcześniejszej konsultacji z Organizatorem i moderatorem sesji.
9. Organizator dopuszcza możliwość prezentacji referatu przez dwóch współautorów (Uczestników czynnych).

E. WIZERUNEK i LICENCJA

1. Przesłanie zgłoszenia udziału w Kongresie jest równoznaczne z zapoznaniem się z informacją i wykorzystanie wizerunku Uczestnika Kongresu zgodnie z art. 81 ust. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 24) nie wymaga zezwolenia.
2. Wizerunek może być udostępniony na zasadach określonych w pkt. 1 na stronie internetowej www.stat.gov.pl w tym https://kongres2025.stat.gov.pl, w portalu korporacyjnym Intranet oraz w mediach społecznościowych Organizatora, tj. YouTube, Facebook, X (dawny Twitter), Instagram, LinkedIn.
3. Uczestnik czynny i bierny wyrazi zgodę na nieodpłatne rozpowszechnianie przez Organizatora wizerunku utrwalonego na fotografiach, filmach lub nagraniach z Kongresu, dla celów dokumentowania przebiegu Kongresu, w tym wykorzystania w materiałach promocyjnych i publikacjach w mediach z Kongresu, a także innych materiałach promocyjnych Głównego Urzędu Statystycznego, bez żadnych ograniczeń terytorialnych i czasowych poprzez jego zwielokrotnianie oraz publiczne wyświetlanie, odtwarzanie, a także publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w tym w Internecie.
4. Uczestnik czynny wyrazi zgodę na przetwarzanie przez Organizatora jego danych osobowych polegające na utrwalaniu i nieodpłatnym upublicznianiu wizerunku i wypowiedzi utrwalonych w trakcie Kongresu, w tym oznaczaniu wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem oraz umieszczeniu nagrań wypowiedzi na stronach internetowych i portalach społecznościowych Organizatora, o których mowa w pkt. 2, w celach promocyjnych, edukacyjnych oraz popularyzujących naukę, co może wiązać się z ewentualnym udostępnieniem danych do podmiotu trzeciego, tj. kraju spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w którym mogą obowiązywać inne, niższe standardy prawne w zakresie ochrony danych osobowych, niż wynikające z RODO.
5. Uczestnik czynny Kongresu udzieli na rzecz Organizatora niewyłącznej i nieodpłatnej licencji na korzystanie z jego wizerunku i głosu oraz treści prezentowanego referatu utrwalonych w trakcie Kongresu, w tym oznaczanie wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem, na następujących polach eksploatacji:
   
   1. w zakresie utrwalania i zwielokrotniania – wytwarzania, zapisu wszelkimi technikami w tym w szczególności: techniką zapisu magnetycznego, światłoczułą, audiowizualną, cyfrową, optyczną, komputerową niezależnie od formatu i nośnika, rozmiaru, formy i techniki;
   2. w zakresie rozpowszechniania – publiczne wyświetlenie, odtworzenie, a także publiczne udostępnienie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym w sieci internetowej i innych sieciach teleinformatycznych, multimedialnych i komputerowych, w szczególności w serwisach internetowych Organizatorów.
6. W związku z udzieleniem licencji – Uczestnik czynny zapewnia, że korzystanie z jego wizerunku i głosu oraz treści prezentowanego referatu w zakresie, o którym mowa w pkt. 5, nie będzie naruszać niczyich praw, w szczególności praw własności intelektualnej, oraz nie wymaga uzyskania jakiegokolwiek zezwolenia od osoby trzeciej. Organizator informuje, że wizerunek Uczestnika czynnego nie będzie rozpowszechniany w zestawieniu z informacjami lub komentarzami stawiającymi Uczestnika w negatywnym świetle.
7. Uczestnik czynny zrzeka się wszelkich roszczeń (istniejących i przyszłych), w tym również o wynagrodzenie, względem Organizatora, z tytułu wykorzystywania swojego wizerunku/głosu/ wypowiedzi na potrzeby określone w Regulaminie.

F. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

W związku z realizacją wymogów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) [1], Organizator informuje o zasadach oraz o przysługujących Uczestnikom prawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, szczegółowo opisanych w dokumencie „Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych uczestników w związku z organizacją V Kongresu Statystyki PolskiejPiątego Kongresu Statystyki Polskiej (Warszawa, 1–3 lipca 2025 r.)” zamieszonym na stronie internetowej Kongresu oraz udostępnionym w formularzach zgłoszeniowych.

G. PŁATNOŚCI

1. Udział w Kongresie jest bezpłatny.
2. Organizator nie zapewnia zakwaterowania i nie pokrywa jego kosztów.
3. Organizator nie pokrywa kosztów podróży Uczestników.

H. REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONGRESIE

Rezygnacja przez Uczestnika z udziału w Kongresie może nastąpić wyłącznie poprzez przesłanie informacji na adres poczty elektronicznej: konferencje@stat.gov.pl nie później niż do dnia 20 czerwca 2025 r.

III. POSTANOWIENIA KOŃCOWE3. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Organizator ustala program Kongresu oraz ma prawo dokonywania w nim zmian, również w dniu Kongresu, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
2. Organizator nie odpowiada za problemy techniczne lub organizacyjne Uczestników związane z udziałem w Kongresie wynikające z przyczyn niezależnych od Organizatora.
3. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie przedstawione przez niego w czasie Kongresu materiały i informacje. Uczestnik zobowiązany jest zadbać o to, aby wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione przez niego podczas Kongresu nie naruszały przepisów prawa, ani praw lub dóbr osobistych osób trzecich.
4. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania Regulaminu i instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora.
5. Uczestnik jest obowiązany do oznaczenia swojego udziału w Kongresie poprzez podanie pełnego imienia i nazwiska. Uczestnik obowiązany jest do podania prawdziwych, identyfikujących go danych osobowych.
6. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za zniszczenie mienia na terenie obiektu, w którym odbywa się Kongres, spowodowane z jego winy.
7. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego podpisania.

---

^[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.).